21 Preguntas de Práctica de Ética y privacidad con Respuestas

Todas las preguntas de práctica de Ética y privacidad del Examen de práctica de Agente de Firmas Notarial, con la respuesta correcta y una breve explicación.

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1. Durante una firma de refinanciamiento en la mesa de la prestataria, su hija adulta pregunta al agente de firmas cuál será el nuevo pago mensual de su madre. ¿Qué exige el deber de confidencialidad?
- A.Remitir la pregunta a la prestataria, que decide qué contar a su familia✓ Respuesta
- B.Dar la cifra en cuanto la prestataria asienta con la cabeza en la mesa
- C.Indicar el monto del pago pero callar la tasa de interés y el saldo
- D.Responder con la cifra del calendario de pagos, ya que es familiar directa
La confidencialidad se aplica frente a cualquiera que no sea parte directa de la operación, y una hija adulta que vive en la casa no es parte aunque sea familiar. El agente no revela los términos; la prestataria decide qué compartir con ella.
Ref. QB-PZQRDZFuente: SPW Notary Signing Agent Code of Conduct, Nondisclosure of Signer InformationReportar un problema con esta pregunta
2. Tras un cierre, un agente de firmas publica en línea: 'Acabo de cerrar un préstamo para un conocido dueño de restaurante local, el paquete más grande que he impreso'. No aparece nombre ni dirección. ¿Cómo debe valorarse?
- A.Aceptable, porque la asignación ya había concluido al publicarla
- B.Indebido, porque la empresa contratante no aprobó antes ese texto
- C.Indebido, porque describió la operación a personas ajenas a ella✓ Respuesta
- D.Aceptable, porque la publicación no da el nombre ni la dirección
El deber de no divulgar abarca el hecho mismo de la operación, no solo nombres y cifras, y las redes llegan a un público ajeno. Una descripción que permite identificar al prestatario vulnera la confidencialidad aunque se omita el nombre.
Ref. QB-7HWWYZFuente: SPW Notary Signing Agent Code of Conduct, professional communicationsReportar un problema con esta pregunta
3. Una agente de firmas entrega su diario al prestatario para que firme. En las páginas visibles hay asientos ya completados de otro cliente esa mañana. ¿Cuál es el manejo correcto?
- A.Tachar con marcador las entradas anteriores para que no se lean
- B.Omitir la firma en el diario porque la privacidad importa más
- C.Tapar las entradas ya completadas con una guía de privacidad✓ Respuesta
- D.Permitir que la firmante busque su asiento de una cita anterior
El agente debe impedir razonablemente que un firmante vea asientos ya hechos de otros clientes, y una hoja o guía de privacidad logra justo eso. Tachar los asientos u omitir el registro destruye la prueba que el diario debe conservar.
Ref. QB-QZ34K2Fuente: SPW Notary Signing Agent Code of Conduct, Journal EntriesReportar un problema con esta pregunta
4. Mientras el prestatario sale del cuarto a buscar sus lentes, el agente de firmas lee por curiosidad las páginas de ingresos y crédito del paquete del préstamo. ¿Cómo se valora esta conducta?
- A.Permitido, porque el agente ya posee legítimamente ese paquete
- B.Indebido, porque la revisión se limita a lo que exige la asignación✓ Respuesta
- C.Permitido, porque conocer el expediente agiliza la presentación
- D.Indebido, porque aún no se había firmado el aviso de privacidad
Tener el paquete no autoriza a leerlo. El agente examina los documentos solo hasta donde exijan los requisitos de la asignación y el asiento del diario, así que hojear datos de ingresos o crédito por curiosidad vulnera la confidencialidad.
Ref. QB-8H9963Fuente: SPW Notary Signing Agent Code of Conduct, Scrutiny of DocumentsReportar un problema con esta pregunta
5. Una agente de firmas corre entre dos citas. Su esposo se ofrece a entrar al portal de la compañía de títulos, descargar el paquete e imprimirlo para que esté listo al llegar. ¿Qué debe hacer ella?
- A.Dejar que él imprima tras firmar un compromiso de confidencialidad
- B.Imprimirlo en una copistería, donde el personal trabaja vigilado
- C.Imprimirlo ella misma, porque descargar e imprimir no se puede delegar✓ Respuesta
- D.Dejar que él imprima, pues el paquete no sale del hogar de la agente
El agente debe descargar e imprimir personalmente todos los documentos del cierre y no puede delegar esa tarea en nadie, ni cónyuge, ni asistente, ni copistería. Cada persona adicional que toca el archivo es un punto de exposición sin filtrar.
Ref. QB-RZEER3Fuente: SPW Notary Signing Agent Code of Conduct, Printing of DocumentsReportar un problema con esta pregunta
6. Un paquete de cierre llega a la puerta del agente de firmas con el sello del sobre roto y varias páginas asomando. ¿Cuál es la respuesta exigida?
- A.Fotografiar el daño y seguir adelante, pues no parece faltar ninguna hoja
- B.Volver a sellar el sobre y anotar el estado en la factura tras la firma
- C.Rechazar la entrega y pedir al transportista que devuelva el paquete
- D.Resguardar los documentos y avisar de inmediato a la empresa contratante✓ Respuesta
El paquete debe estar sellado al recibirse y al entregarse, y toda circunstancia que sugiera que el contenido fue comprometido se informa de inmediato a la empresa contratante. Así el prestamista decide si hubo exposición de datos y si debe reemitir.
Ref. QB-9HMKB4Fuente: SPW Notary Signing Agent Code of Conduct, Compromised DocumentsReportar un problema con esta pregunta
7. Un agente de firmas ya imprimió el paquete para una cita nocturna y quiere hacer diligencias personales por la tarde. ¿Cómo debe manejarse el paquete mientras tanto?
- A.Depositado antes en el buzón del prestatario para esperar allí
- B.Dejado con un vecino de confianza para no quedar en el vehículo
- C.Mantenido bajo control del agente o con llave hasta la firma misma✓ Respuesta
- D.Guardado bajo llave en el maletero mientras hace las diligencias
Los documentos permanecen bajo control personal del agente o bajo llave desde que se imprimen hasta su entrega segura. Un auto estacionado, la casa de un vecino o un buzón sin vigilancia permiten sustraer los datos sin que nadie lo note.
Ref. QB-SZSRW4Fuente: SPW Notary Signing Agent Code of Conduct, Security of DocumentsReportar un problema con esta pregunta
8. Un prestatario firma parte del paquete, se detiene y pide posponer. La empresa contratante cancela la cita. ¿Qué hace el agente con la documentación?
- A.Triturar las hojas firmadas en parte y devolver las intactas
- B.Entregar todo el paquete al prestatario, que ya firmó una parte
- C.Guardar el paquete una semana por si se reprograma el cierre
- D.Devolver todo documento, firmado o no, según indique la empresa✓ Respuesta
Si la asignación se pospone o cancela, todos los documentos, firmados o no, se devuelven según las instrucciones de la empresa contratante o del agente de cierre. Destruirlos o conservarlos por cuenta propia rompe la cadena de custodia.
Ref. QB-AHYWG5Fuente: SPW Notary Signing Agent Code of Conduct, Return of DocumentsReportar un problema con esta pregunta
9. Al terminar la firma, el prestatario pide al agente que le envíe por correo el PDF de todo el paquete para su archivo personal. ¿Cuál es la actuación correcta?
- A.Enviar solo la Declaración de Cierre, copia que le corresponde
- B.No acceder y sugerirle que fotografíe él mismo las páginas
- C.Enviar el archivo desde una cuenta cifrada al terminar la firma
- D.No acceder y comunicar a la empresa contratante lo que él pidió✓ Respuesta
El agente no atiende la petición de documentos electrónicos del firmante, pero sí informa de la solicitud a la empresa contratante para que el prestamista o la compañía de títulos envíe copias por su canal. Negarse sin avisar es incompleto.
Ref. QB-TZ5446Fuente: SPW Notary Signing Agent Code of Conduct, Request for Electronic DocumentsReportar un problema con esta pregunta
10. Una agente de firmas novata pide a una colega su usuario y contraseña del portal para descargar paquetes mientras la colega conduce. ¿Cómo debe responder la colega?
- A.No dar el acceso y pedir que la empresa le asigne a ella la firma✓ Respuesta
- B.Compartir el acceso una vez que la empresa lo apruebe por correo
- C.Compartir el acceso solo para este archivo y luego cambiar la clave
- D.No dar el acceso pero reenviarle por correo el paquete descargado
Las credenciales y las instrucciones de acceso al portal de documentos nunca se comparten con nadie, y otra agente solo puede trabajar el expediente si la empresa contratante se lo asigna. Compartir claves borra además el rastro de quién descargó el archivo.
Ref. QB-PK8T9NFuente: SPW Notary Signing Agent Code of Conduct, Access Instructions; (substitution requires approval)Reportar un problema con esta pregunta
11. Una agente de firmas ya envió el paquete firmado y la asignación terminó. El PDF descargado sigue en la carpeta de descargas de su computadora. ¿Qué debe hacer con él?
- A.Borrar el archivo del equipo en cuanto concluye la asignación✓ Respuesta
- B.Archivar el archivo hasta que la empresa pague la factura
- C.Archivar el archivo tres años como prueba del trabajo hecho
- D.Borrar el archivo cuando el prestamista confirme el desembolso
Los documentos electrónicos se borran de forma permanente del equipo personal o compartido apenas concluye la asignación. Conservarlos para el desembolso, como registro o para cobrar deja los datos personales del prestatario en un equipo ajeno al control del prestamista.
Ref. QB-643NPMFuente: SPW Notary Signing Agent Code of Conduct, Deletion of Electronic DocumentsReportar un problema con esta pregunta
12. ¿Cuál de estos datos de un paquete de cierre residencial es información personal no pública según la definición del Código de Conducta del agente de firmas?
- A.El nombre de la compañía de títulos en el estado de cierre
- B.El nombre de la prestataria junto con su número de licencia✓ Respuesta
- C.El condado y el estado donde quedará registrada la escritura
- D.La dirección corporativa del prestamista impresa en la hipoteca
La definición abarca el nombre o inicial y el apellido del cliente unidos a un número de Seguro Social, licencia o identificación estatal, o una cuenta de crédito, débito u otra cuenta financiera. Los datos de registro y direcciones corporativas son públicos.
Ref. QB-NKVF4MFuente: SPW Notary Signing Agent Code of Conduct, Definitions, Non-Public Personal Information; Gramm-Leach-Bliley Act Privacy RuleReportar un problema con esta pregunta
13. Tres hojas mal impresas muestran el número de Seguro Social y la cuenta bancaria del prestatario. ¿Cómo debe desecharlas el agente y bajo qué norma federal?
- A.Devolverlas, pues la Ley de Veracidad exige guardar copias
- B.Triturarlas, como exige la Regla de Eliminación de FACTA✓ Respuesta
- C.Tirarlas, pues la Ley Patriota solo cubre la verificación
- D.Reciclarlas, pues RESPA trata los borradores como públicos
La Regla de Eliminación de FACTA exige medidas razonables contra el acceso no autorizado al desechar información de informes del consumidor: triturar, quemar o pulverizar el papel y destruir los medios electrónicos. Hojas enteras en el reciclaje quedan legibles.
Ref. QB-54QAHKFuente: Fair and Accurate Credit Transactions Act (FACTA) Disposal Rule, 16 CFR Part 682Reportar un problema con esta pregunta
14. Tras firmar el prestatario el pagaré, la agente de firmas fotografía con su teléfono la página firmada como prueba de que hizo el trabajo. ¿Cómo se valora esto?
- A.Indebido, pues crea otra copia insegura de datos del cliente✓ Respuesta
- B.Indebido, pues fotografiar un pagaré exige permiso del banco
- C.Aceptable, pues la imagen prueba que se obtuvo la firma
- D.Aceptable, pues queda en un teléfono protegido con clave
La foto deja información personal no pública en un aparato que se sincroniza con la nube y viaja a todas partes, fuera de la custodia segura que se debe a esos datos. El asiento del diario y los registros de la empresa documentan el trabajo, no imágenes privadas.
Ref. QB-RKXFMQFuente: SPW Notary Signing Agent Code of Conduct, security and transmission of documents and NPPIReportar un problema con esta pregunta
15. Una empresa de firmas ofrece una asignación en la que el oficial de préstamos del prestatario es el cuñado del agente. ¿Qué debe hacer el agente?
- A.Rechazarla, porque cobrar por ese expediente sería soborno
- B.Aceptarla, siempre que el cuñado no se presente en la cita
- C.Aceptarla, si antes se informa al prestatario del parentesco
- D.Rechazarla, porque un pariente cercano presta servicios ahí✓ Respuesta
El agente no presta servicios cuando un pariente cercano es el oficial de préstamos, agente inmobiliario, corredor hipotecario u otro proveedor de servicios de cierre, y los parientes políticos entran en esa definición. Avisar no sanea el conflicto.
Ref. QB-84SA2QFuente: SPW Notary Signing Agent Code of Conduct; Definitions, Close RelativeReportar un problema con esta pregunta
16. Una agente de firmas es copropietaria de la sociedad que posee el inmueble en alquiler que ahora se refinancia, y la empresa contratante le ofrece la firma. ¿Qué se exige?
- A.Aceptar el encargo pero que otro socio presente los documentos
- B.Rechazar el encargo, pues no cabe notarizar para una sociedad
- C.Rechazar el encargo, pues tiene un interés en la operación✓ Respuesta
- D.Aceptar el encargo y anotar su participación en el diario
La imparcialidad se rompe cuando el agente es, directa o indirectamente, parte de la operación o se beneficia de ella, y tener participación en la entidad prestataria es justo eso. Anotarlo en el diario no devuelve la neutralidad exigida.
Ref. QB-QKK5FPFuente: SPW Notary Signing Agent Code of Conduct, impartiality and appearance of conflictReportar un problema con esta pregunta
17. Un corredor hipotecario dice a una agente de firmas que le pagará un bono por cada prestatario que le remita. ¿Cómo debe tratar esa oferta?
- A.Rechazarlo, pues el bono debe repartirse con el agente de cierre
- B.Rechazarlo, pues pagar por remitir negocio de cierre es ilegal✓ Respuesta
- C.Aceptarlo, pues la referencia es ajena al honorario de firma
- D.Aceptarlo, si el bono aparece en la factura que ella envía
El agente cobra únicamente el honorario por el servicio de firma y no acepta comisiones por referencia, reembolsos, repartos ni pagos no ganados, en línea con la prohibición federal de pagar por remitir negocio de servicios de cierre. Facturarlo no lo legaliza.
Ref. QB-74EYUNFuente: SPW Notary Signing Agent Code of Conduct; RESPA, 12 U.S.C. 2607Reportar un problema con esta pregunta
18. El prestatario recibe al agente en la puerta diciendo: '¿Usted es el cerrador del banco, verdad?'. ¿Cómo debe identificarse el agente?
- A.Aclarar que es un notario contratado para dirigir la firma✓ Respuesta
- B.Aclarar que es el oficial de cierre de la compañía de títulos
- C.Asentir, pues actúa por cuenta del prestamista en la cita
- D.Asentir, pero añadir que las dudas van al oficial de préstamos
El agente nunca tergiversa su formación, función ni autoridad, y dejar creer al prestatario que habla por el prestamista o la compañía de títulos genera una confianza que no puede sostener. Debe decir que es un notario contratado para dirigir la firma y mostrar identificación.
Ref. QB-TKN5YSFuente: SPW Notary Signing Agent Code of Conduct, identifying oneself to the signerReportar un problema con esta pregunta
19. A un agente de firmas le ofrecen una asignación y, al ver el nombre y el barrio del prestatario, preferiría no atender a una familia de ese origen. ¿Cuál es la obligación profesional?
- A.Aceptar la asignación pero pedir un viático más alto
- B.Aceptar la asignación y atenderla como cualquier otra firma✓ Respuesta
- C.Rechazar la asignación alegando un conflicto de horario
- D.Rechazar la asignación y decir a la empresa el motivo real
La imparcialidad y la conducta profesional exigen aceptar y realizar las asignaciones sin atender a raza, origen nacional, religión u otra característica del firmante; su identidad no justifica rechazar ni encarecer el trabajo. Una excusa fingida sigue siendo discriminación.
Ref. QB-A4GYCSFuente: SPW Notary Signing Agent Code of Conduct, impartiality and, professional conduct toward signersReportar un problema con esta pregunta
20. El tráfico hará que una agente llegue tarde. Las pautas de su empresa contratante exigen avisar al menos 30 minutos antes de la hora pactada cuando no podrá llegar puntual. ¿Qué debe hacer?
- A.Avisar a la empresa contratante al llegar a la casa del prestatario
- B.Llamar a otra agente cercana y pedirle que cubra la cita ahora
- C.Llamar al prestatario para pasar la cita a la mañana siguiente
- D.Avisar al prestatario y a la empresa contratante dentro de ese plazo✓ Respuesta
La puntualidad protege el día del prestatario, así que el retraso se comunica al firmante y a la empresa contratante dentro del margen fijado por las pautas. Reprogramar directamente con el prestatario o mandar un sustituto sin aprobación excede sus facultades.
Ref. QB-SN8YSRFuente: SPW Notary Signing Agent Code of Conduct, late arrival notice; no rescheduling with the signer; substitutionReportar un problema con esta pregunta
21. Ya en casa, la agente advierte que nunca completó el certificado notarial de la escritura de fideicomiso, y el paquete sellado espera ser recogido. ¿Qué debe hacer?
- A.Enviar el paquete y mencionarlo solo si el prestamista pregunta
- B.Informar la omisión a la empresa contratante y seguir sus indicaciones✓ Respuesta
- C.Completar ahora el certificado y fecharlo el día de la cita
- D.Enviar aparte un certificado suelto firmado para que lo adjunten
Los errores se informan con honestidad y prontitud para que la empresa organice la corrección, normalmente una nueva cita con el firmante presente. Antedatar el certificado, callar o enviar un certificado suelto para adjuntarlo son infracciones por sí solas.
Ref. QB-A6E5DSFuente: SPW Notary Signing Agent Code of Conduct, no pre- or post-dating; no loose certificates, reporting developmentsReportar un problema con esta pregunta

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8. Un prestatario firma parte del paquete, se detiene y pide posponer. La empresa contratante cancela la cita. ¿Qué hace el agente con la documentación?

9. Al terminar la firma, el prestatario pide al agente que le envíe por correo el PDF de todo el paquete para su archivo personal. ¿Cuál es la actuación correcta?

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11. Una agente de firmas ya envió el paquete firmado y la asignación terminó. El PDF descargado sigue en la carpeta de descargas de su computadora. ¿Qué debe hacer con él?

12. ¿Cuál de estos datos de un paquete de cierre residencial es información personal no pública según la definición del Código de Conducta del agente de firmas?

13. Tres hojas mal impresas muestran el número de Seguro Social y la cuenta bancaria del prestatario. ¿Cómo debe desecharlas el agente y bajo qué norma federal?

14. Tras firmar el prestatario el pagaré, la agente de firmas fotografía con su teléfono la página firmada como prueba de que hizo el trabajo. ¿Cómo se valora esto?

15. Una empresa de firmas ofrece una asignación en la que el oficial de préstamos del prestatario es el cuñado del agente. ¿Qué debe hacer el agente?

16. Una agente de firmas es copropietaria de la sociedad que posee el inmueble en alquiler que ahora se refinancia, y la empresa contratante le ofrece la firma. ¿Qué se exige?

17. Un corredor hipotecario dice a una agente de firmas que le pagará un bono por cada prestatario que le remita. ¿Cómo debe tratar esa oferta?

18. El prestatario recibe al agente en la puerta diciendo: '¿Usted es el cerrador del banco, verdad?'. ¿Cómo debe identificarse el agente?

19. A un agente de firmas le ofrecen una asignación y, al ver el nombre y el barrio del prestatario, preferiría no atender a una familia de ese origen. ¿Cuál es la obligación profesional?

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