22 Preguntas de Práctica de Controles internos y prevención del fraude con Respuestas

1. 1. El dueño de una empresa pregunta al tenedor de libros por qué conviene invertir tiempo en un sistema de control interno. ¿Cuál enunciado describe mejor los fines que persigue un sistema de control interno?

   • A.Proteger los activos, lograr registros confiables y cumplir las leyes y políticas✓ Respuesta
   • B.Garantizar que los estados financieros no contengan ningún tipo de error
   • C.Eliminar la necesidad de una auditoría anual por un contador externo
   • D.Asegurar que la empresa declare la menor renta gravable posible cada año

   El control interno existe para proteger los activos, hacer confiables los registros contables y promover el cumplimiento de las leyes y de las políticas de la gerencia. Como depende de las personas y de un juicio de costo-beneficio, brinda seguridad razonable y no absoluta: no garantiza estados sin errores, no sustituye a la auditoría ni sirve para reducir impuestos.

   Ref. QB-SVAAKCFuente: AIPB Certified Bookkeeper internal control subject area; COSO objectives of internal control (safeguarding of assets, reliable records, compliance)Reportar un problema con esta pregunta

2. 2. Un contralor exige la aprobación escrita de un supervisor antes de emitir cualquier orden de compra, encarga a un empleado que no maneja efectivo un arqueo sorpresa mensual del fondo de caja chica, y pide al tenedor de libros que prepare los asientos de corrección de los errores detectados. ¿Cómo se clasifican estas tres medidas?

   • A.La aprobación es un control preventivo, el arqueo sorpresa es detectivo y los asientos de corrección son correctivos✓ Respuesta
   • B.Las tres son controles preventivos porque pertenecen al mismo sistema de control
   • C.La aprobación es un control detectivo, el arqueo sorpresa es preventivo y los asientos de corrección son correctivos
   • D.La aprobación y el arqueo sorpresa son correctivos, y los asientos de corrección son preventivos

   Los controles se clasifican según el momento en que actúan: el preventivo impide el error o el robo antes de que ocurra (la aprobación previa a la orden), el detectivo descubre un problema ya ocurrido (el arqueo sorpresa comparado con el saldo registrado) y el correctivo repara lo detectado (el asiento de corrección y su seguimiento).

   Ref. QB-9D55ZBFuente: Internal control classification: preventive, detective and corrective controlsReportar un problema con esta pregunta

3. 3. En una oficina de cuatro personas, un empleado abre la correspondencia y registra los cheques recibidos de clientes, contabiliza esos pagos en el mayor auxiliar de cuentas por cobrar, prepara el depósito bancario y concilia el estado de cuenta mensual. ¿Cuál es la debilidad de control interno más grave de este arreglo?

   • A.Una sola persona custodia los cobros, los registra y concilia la cuenta bancaria✓ Respuesta
   • B.La correspondencia debería abrirla dos personas para que los clientes reciban el crédito de sus pagos más rápido
   • C.El empleado maneja demasiadas transacciones en un día para registrarlas con exactitud
   • D.Los depósitos bancarios solo deberían prepararse el último día hábil de cada mes

   La combinación peligrosa es la custodia de un activo junto con su registro contable y la conciliación que revelaría una diferencia. Cuando una sola persona controla las tres funciones, un cheque desviado se oculta con un asiento falso y la conciliación que debería revelar el faltante la prepara esa misma persona.

   Ref. QB-RVXXDBFuente: Segregation of duties: separation of custody, recordkeeping and independent reconciliationReportar un problema con esta pregunta

4. 4. Según el principio de segregación de funciones, ¿cuál conjunto de funciones debe quedar en manos distintas?

   • A.Archivar los documentos fuente, fotocopiarlos y guardarlos
   • B.Preparar la balanza de comprobación, preparar el estado de resultados y preparar el balance general
   • C.Autorizar las transacciones, custodiar los activos, registrar las transacciones y conciliar los saldos✓ Respuesta
   • D.Contestar el teléfono, recibir visitantes y repartir la correspondencia

   Las cuatro funciones incompatibles son autorización, custodia, registro y conciliación. Mantenerlas separadas impide que un solo empleado disponga de un activo y a la vez ajuste los registros para ocultarlo, de modo que el robo exigiría colusión y no la decisión de una sola persona.

   Ref. QB-CD75HFFuente: Segregation of duties: incompatible functions of authorization, custody, recordkeeping and reconciliationReportar un problema con esta pregunta

5. 5. Una empresa de tres personas no puede separar por completo las funciones incompatibles por falta de personal. ¿Cuál conjunto de controles compensatorios mitiga mejor esa limitación?

   • A.La empresa compra un programa contable para que todos los asientos se contabilicen automáticamente
   • B.El dueño recibe cerrado el estado bancario, firma cada cheque cotejando su factura y revisa proveedores y nómina✓ Respuesta
   • C.El tenedor de libros firma cada mes un memorando en el que declara que no hubo irregularidades
   • D.La empresa espera al cierre del año y confía en que el preparador de impuestos externo detecte cualquier problema

   Cuando el tamaño del personal impide una segregación completa, la supervisión activa del dueño es el control compensatorio habitual: recibir el estado bancario de forma independiente, firmar los cheques contra los documentos originales de respaldo y revisar periódicamente las listas de proveedores y de nómina reinsertan a una persona independiente en el ciclo. Una autocertificación, la contabilización automática o una revisión externa anual no aportan revisión independiente de las operaciones a medida que ocurren.

   Ref. QB-UVZXWEFuente: Compensating controls in small entities: owner oversight substituting for segregation of dutiesReportar un problema con esta pregunta

6. 6. La política de una empresa establece que todo cheque que supere un límite en dólares fijado por el consejo requiere dos firmas autorizadas y que ningún firmante puede firmar un cheque en blanco. ¿Cuál es el propósito de control de estas dos reglas?

   • A.Cumplen un requisito federal de que todos los cheques comerciales lleven dos firmas
   • B.Permiten a la empresa retrasar el registro del desembolso hasta obtener la segunda firma
   • C.Trasladan la responsabilidad por cualquier pérdida al banco que paga el cheque
   • D.Añaden un segundo revisor a cheques grandes e impiden llenar cheques firmados en blanco✓ Respuesta

   Un límite de aprobación somete los desembolsos mayores a un segundo revisor autorizado que debe ver la factura u otro respaldo, y la prohibición de firmar cheques en blanco mantiene la correspondencia entre lo aprobado y lo que el cheque realmente dice. No existe una norma federal que exija dos firmas en cheques comerciales, y la política de firmas no traslada la pérdida al banco ni altera el momento del registro.

   Ref. QB-BDUSBEFuente: Cash disbursement controls: authorization limits, dual signatures and the prohibition on signing blank checksReportar un problema con esta pregunta

7. 7. ¿Por qué el estado de cuenta bancario mensual debe entregarse sin abrir a un dueño o gerente que ni maneja efectivo ni contabiliza en los registros de caja?

   • A.Porque quien maneja el efectivo podría alterar la evidencia del estado para encubrir un faltante✓ Respuesta
   • B.Porque abrir el estado inicia el periodo en que el banco garantiza el saldo informado
   • C.Porque el banco no acepta una conciliación preparada por un tenedor de libros
   • D.Porque los estados bancarios son confidenciales y legalmente solo puede abrirlos un directivo de la sociedad

   El estado bancario es evidencia independiente y de origen externo sobre el saldo de efectivo. Si pasa primero por manos de quien custodia el efectivo o lleva sus registros, esa persona puede retirar partidas pagadas o alterar la conciliación; por eso el control depende de que el estado llegue íntegro a un revisor independiente.

   Ref. QB-TVNMRDFuente: Cash controls: independent receipt and reconciliation of the bank statementReportar un problema con esta pregunta

8. 8. Un tenedor de libros que encubre un faltante de efectivo aplicando el pago de un cliente posterior a la cuenta de un cliente anterior debe seguir haciendo asientos continuamente para mantener el encubrimiento. ¿Cuál control de personal tiene más probabilidad de exponer este esquema?

   • A.Exigir al menos un periodo de vacaciones continuas, reasignando sus tareas✓ Respuesta
   • B.Pedirle que redacte una descripción escrita de los procedimientos de cobranza
   • C.Pagarle un bono de fin de año vinculado a la cobranza de cuentas por cobrar
   • D.Hacerle firmar cada año un acuerdo de confidencialidad

   El "lapping" solo se sostiene mientras el autor sigue aplicando cada cobro nuevo a la cuenta previamente saqueada. Unas vacaciones obligatorias e ininterrumpidas, con las funciones a cargo de otra persona, interrumpen ese ciclo y hacen aflorar los saldos mal aplicados; la rotación de puestos actúa igual.

   Ref. QB-EDWSUHFuente: Personnel controls: mandatory vacations and job rotation as detective controls over lappingReportar un problema con esta pregunta

9. 9. Cada mes un gerente grafica el margen bruto como porcentaje de las ventas e investiga todo mes cuyo porcentaje se aparta de la tendencia establecida. ¿A cuál de las cinco categorías de control interno que previenen el robo de activos corresponde esta práctica?

   • A.Revisión analítica✓ Respuesta
   • B.Salvaguardas físicas
   • C.Segregación de funciones
   • D.Documentación adecuada que se supervisa

   La revisión analítica compara los resultados registrados con una relación o tendencia esperada e investiga la desviación. Una caída del porcentaje de margen bruto es un síntoma clásico de mercancía que sale sin una venta correspondiente, por lo que seguir esa razón en el tiempo constituye en sí un control y no un mero ejercicio de reporte.

   Ref. QB-WVQM9HFuente: Five internal control categories that prevent theft of assets: analytical reviewReportar un problema con esta pregunta

10. 10. La cocina de un restaurante no empieza a preparar ningún platillo hasta que llega a la estación del cocinero un comanda prenumerada generada por el sistema de punto de venta, y al final de cada turno un gerente compara la secuencia de comandas con las ventas registradas. ¿Cuál categoría de control interno ilustra este arreglo?

    • A.Salvaguardas físicas
    • B.Un sistema establecido para almacenar y contar los activos
    • C.Documentación adecuada que se supervisa✓ Respuesta
    • D.Revisión analítica

    Exigir un documento antes de que se libere un activo es control documental, y comparar la secuencia numerada con las ventas registradas es la parte de supervisión que da sentido al documento. Sin la supervisión la comanda es solo papeleo; el control consiste en la combinación de documento obligatorio y alguien que lo verifica.

    Ref. QB-TSDH42Fuente: Five internal control categories that prevent theft of assets: proper documentation monitored properlyReportar un problema con esta pregunta

11. 11. El área de almacenamiento de un distribuidor no tiene cerraduras en los portones, ni lector de credenciales, ni restricción sobre quién puede entrar, aunque sus requisitos documentales, sus procedimientos de conteo periódico y su separación de funciones son adecuados. Aun así, la mercancía desaparece durante la noche. ¿Qué categoría de control falta?

    • A.Segregación de funciones
    • B.Salvaguardas físicas✓ Respuesta
    • C.Documentación adecuada que se supervisa
    • D.Revisión analítica

    Los documentos, los conteos y la separación de funciones rigen las operaciones registradas, pero ninguno impide que alguien se lleve físicamente la mercancía fuera del ciclo de transacciones. Cerraduras, acceso restringido, cercas, alarmas y videovigilancia integran la categoría de salvaguardas físicas, que es justamente la ausente.

    Ref. QB-BAKPP2Fuente: Five internal control categories that prevent theft of assets: physical safeguardsReportar un problema con esta pregunta

12. 12. Un empleado inutiliza un cheque prenumerado de la empresa al imprimirlo. ¿Por qué el cheque anulado debe inutilizarse, marcarse como "anulado" y archivarse en lugar de tirarse?

    • A.Porque el cheque anulado debe registrarse como desembolso para que la cuenta de efectivo cuadre
    • B.Porque el banco exige devolver físicamente todos los cheques anulados con el siguiente depósito
    • C.Porque un cheque anulado puede reexpedirse a un proveedor si el importe se aprueba después
    • D.Porque mantiene completa la secuencia, y un número faltante puede señalar un cheque ocultado✓ Respuesta

    Los documentos prenumerados funcionan como control solo si puede rendirse cuenta de cada número. Conservar el cheque inutilizado preserva la pista de auditoría; destruirlo dejaría un hueco que también podría explicarse por un cheque fraudulento. Como no hubo movimiento de efectivo, el cheque anulado no se registra en las cuentas.

    Ref. QB-SS27XYFuente: Documentation and the audit trail: control over prenumbered documents and retention of voided formsReportar un problema con esta pregunta

13. 13. ¿Por qué una empresa debe aplicar un endoso restrictivo de "únicamente para depósito" a los cheques de clientes en cuanto se abre la correspondencia y depositar íntegros los cobros de cada día en lugar de usar parte del efectivo para pagar gastos menores?

    • A.Las normas bancarias federales prohíben que una empresa conserve cheques de clientes de un día para otro
    • B.El endoso impide cobrar un cheque robado y el depósito íntegro puede cotejarse con los cobros registrados✓ Respuesta
    • C.Pagar gastos menores con los cobros es aceptable siempre que el tenedor de libros lo anote en la ficha de depósito
    • D.Endosar los cheques de inmediato permite reconocer antes el ingreso relacionado

    El endoso restrictivo limita el cheque a la cuenta de la propia empresa desde el momento en que se recibe, eliminando la posibilidad de cobrarlo o negociarlo en otro lugar. Depositar íntegro conserva la correspondencia uno a uno entre los cobros registrados del día y la ficha de depósito validada, que es lo que permite la comparación independiente; pagar con los cobros rompe ese vínculo, por lo que los desembolsos pequeños se hacen mediante un fondo fijo de caja chica o se recurre a un apartado postal bancario.

    Ref. QB-AA8CHZFuente: Cash receipts controls: restrictive endorsement and daily intact depositReportar un problema con esta pregunta

14. 14. El pago del cliente A nunca llega a su cuenta; cuando paga el cliente B, ese dinero se aplica a A, y cuando paga el cliente C, se aplica a B. ¿Cuál control es más eficaz para detectar este patrón?

    • A.Exigir que el auxiliar de cuentas por cobrar prepare cada mes una antigüedad de saldos
    • B.Pedir a los clientes que paguen con cheque en lugar de transferencia electrónica
    • C.Aumentar la estimación de cuentas incobrables al cierre de cada año
    • D.Que alguien ajeno a cobros coteje depósitos con cuentas de clientes y envíe estados de cuenta✓ Respuesta

    Se trata de "lapping", y depende de que la misma persona controle tanto el efectivo recibido como las aplicaciones a clientes. Comparar el detalle del depósito con los abonos a cada cuenta, hecho por alguien independiente, rompe el encubrimiento, y los estados enviados por alguien ajeno a cuentas por cobrar permiten que el cliente reporte un pago que nunca se le acreditó.

    Ref. QB-RSPURXFuente: Lapping of accounts receivable; independent comparison of deposits to customer postings and direct mailing of statementsReportar un problema con esta pregunta

15. 15. Una empresa estableció un fondo fijo de caja chica de $500. Al reponerlo, el custodio presenta comprobantes pagados por un total de $412 por franqueo, entregas y papelería, y quedan $88 en efectivo en la caja. ¿Cuál es el asiento correcto para reponer el fondo?

    • A.Cargar las cuentas de gasto $500 y abonar Efectivo $500
    • B.Cargar Caja Chica $412 y abonar Efectivo $412
    • C.Cargar las cuentas de gasto $412 y abonar Caja Chica $412
    • D.Cargar las cuentas de gasto $412 y abonar Efectivo $412✓ Respuesta

    Bajo el sistema de fondo fijo, la cuenta Caja Chica se carga solo al establecer el fondo o cuando después se aumenta o disminuye su monto autorizado. Los gastos se reconocen al reponer, y el abono va a la cuenta general de Efectivo por el importe necesario para restituir el fondo a su saldo fijo, aquí los $412 respaldados por comprobantes.

    Ref. QB-9AVZBYFuente: Imprest petty cash fund: expenses recognized at replenishment; Petty Cash account adjusted only when fund size changesReportar un problema con esta pregunta

16. 16. Un fondo fijo de caja chica de $300 contiene comprobantes pagados por $268 y $27 en efectivo el día en que se repone. ¿Cómo se registra la diferencia?

    • A.Cargar Caja Chica $5, cargar las cuentas de gasto $268 y abonar Efectivo $273
    • B.Cargar las cuentas de gasto $268, cargar Faltantes y Sobrantes de Caja $5 y abonar Efectivo $273✓ Respuesta
    • C.Cargar las cuentas de gasto $273 y abonar Efectivo $273, sin cuenta separada para la diferencia
    • D.Cargar las cuentas de gasto $268, abonar Faltantes y Sobrantes de Caja $5 y abonar Efectivo $263

    El fondo debe restituirse a su saldo fijo de $300, por lo que el cheque emitido es $300 menos los $27 en existencia, es decir $273. Los comprobantes solo justifican $268, de modo que el faltante inexplicado de $5 se carga a Faltantes y Sobrantes de Caja; un sobrante se abonaría a esa misma cuenta, y la cuenta Caja Chica no se modifica.

    Ref. QB-QSBHKWFuente: Imprest petty cash fund: Cash Short and Over account for unexplained shortages and overagesReportar un problema con esta pregunta

17. 17. El triángulo del fraude describe tres condiciones que suelen estar presentes cuando un empleado comete fraude: presión, oportunidad y racionalización. ¿Sobre cuál de ellas actúa de manera más directa el sistema de control interno del empleador?

    • A.La oportunidad✓ Respuesta
    • B.La presión
    • C.Ninguna; el control interno actúa por igual sobre las tres
    • D.La racionalización

    El empleador no puede eliminar la presión financiera personal del empleado ni cambiar la actitud con que este justifica un robo, pero sí puede eliminar la posibilidad de sustraer un activo y ocultarlo. Segregar funciones, exigir documentación, resguardar físicamente los activos y revisar los resultados de forma independiente atacan la oportunidad.

    Ref. QB-8AHP6XFuente: Fraud triangle: pressure, opportunity and rationalization; internal control addresses opportunityReportar un problema con esta pregunta

18. 18. Un empleado de nómina que además tiene autoridad para agregar nombres al expediente de personal crea un trabajador inexistente y dirige el pago a una cuenta que él controla. ¿Qué combinación de controles previene y detecta mejor este esquema?

    • A.Exigir que el empleado de nómina recalcule cada periodo el pago bruto y neto de todos los empleados
    • B.Pagar a todos por depósito directo para que no existan cheques de nómina en papel
    • C.Que el empleado de nómina revise el registro de nómina antes de contabilizarlo en el mayor
    • D.Separar altas y bajas de la nómina, que alguien ajeno a nómina reparta el pago y conciliar la nómina con el personal✓ Respuesta

    Un empleado fantasma existe solo porque una persona puede a la vez crear el expediente y procesar el pago. Separar la autorización de personal del procesamiento de nómina elimina esa capacidad; la distribución por alguien independiente y la investigación de pagos no reclamados hacen aflorar nombres que nadie reconoce; y conciliar el registro con un recuento real detecta a un beneficiario inexistente. El depósito directo por sí solo no ayuda, porque un fantasma puede cobrar electrónicamente igual que con cheque.

    Ref. QB-XSTUS6Fuente: Payroll fraud controls: ghost employees; separation of personnel authorization from payroll processing and independent distributionReportar un problema con esta pregunta

19. 19. Al revisar el archivo maestro de proveedores, un tenedor de libros nota que tres proveedores con nombres distintos comparten una misma dirección postal, que sus facturas archivadas son fotocopias y no originales, y que ninguna de sus facturaciones cuenta con orden de compra ni informe de recepción. ¿Qué indica con mayor probabilidad este patrón y qué control lo aborda?

    • A.Un esquema de proveedores ficticios; separar el alta de proveedores del pago y exigir orden de compra e informe de recepción concordantes✓ Respuesta
    • B.Una consolidación rutinaria de proveedores bajo un mismo agente de facturación, por lo que no hace falta cambiar los controles
    • C.Un esquema de circulación de cheques sin fondos; la empresa debería abrir una segunda cuenta bancaria
    • D.Un problema de obsolescencia de inventario; la empresa debería castigar el valor de esos artículos

    Varios beneficiarios que comparten una dirección, facturas fotocopiadas en vez de originales y facturaciones sin orden de compra ni informe de recepción son indicios clásicos de que un empleado creó proveedores fantasma y se aprueba pagos a sí mismo. El control consiste en separar el mantenimiento del archivo de proveedores de la aprobación de facturas y del pago, y exigir la concordancia de los tres documentos antes de emitir el cheque.

    Ref. QB-FAZZC7Fuente: Vendor fraud controls: fictitious/shell vendor red flags and separation of vendor master file maintenance from approval and paymentReportar un problema con esta pregunta

20. 20. Incluso un sistema de control interno bien diseñado brinda seguridad razonable y no absoluta. ¿Qué conjunto de factores explica esa limitación inherente?

    • A.Los principios de contabilidad generalmente aceptados se revisan de tiempo en tiempo
    • B.A los auditores no se les permite probar el mismo control más de una vez al año
    • C.El software contable a veces suma mal las columnas
    • D.La gerencia puede eludir controles, el personal puede coludirse y cada control debe justificar su costo✓ Respuesta

    La segregación de funciones supone que los empleados separados actúan de forma independiente, por lo que la colusión la vence; los controles los diseña y aplica la gerencia, que por ello puede eludirlos; y ninguna organización implanta un control que cueste más que la pérdida que evita. El error humano y los cambios de condiciones se suman, y por eso el control brinda seguridad razonable y no absoluta.

    Ref. QB-NNPYJGFuente: Inherent limitations of internal control: management override, collusion, cost-benefit constraint and human errorReportar un problema con esta pregunta

21. 21. Un empleador ordena a un tenedor de libros certificado registrar asientos que este sabe que no se ajustan a las normas profesionales. Según el código de conducta profesional del tenedor de libros, ¿cuál es la actuación exigida?

    • A.Registrar los asientos según se le ordena, porque la responsabilidad legal de los registros recae en el empleador
    • B.Registrar los asientos pero dejar en el archivo un memorando sin firmar que consigne su desacuerdo
    • C.Denunciar de inmediato al empleador ante una dependencia gubernamental o ante la prensa
    • D.Buscar primero una solución interna y, si no la hay, renunciar, informando afuera solo si la ley lo exige✓ Respuesta

    La regla de escalamiento del código es primero interna: plantear el asunto a través de los niveles de la organización del empleador. Si allí no puede resolverse, el tenedor de libros renuncia y busca empleo en otra parte, y en ningún momento informa a un grupo o dependencia externa salvo que la ley se lo exija. Registrar los asientos de todos modos incumpliría el deber de prestar un servicio profesional de alta calidad y de actuar con integridad.

    Ref. QB-56HTYFFuente: Certified Bookkeeper Code of Ethics: obligations to the employer and the resolve-internally-then-resign ruleReportar un problema con esta pregunta

22. 22. Un tenedor de libros descubre que un desembolso se contabilizó en la cuenta de un cliente de una forma que parece encubrir un depósito que nunca llegó al banco. ¿Cuál es la respuesta profesional adecuada?

    • A.Comentar el hallazgo con compañeros y con los clientes de la empresa para reunir más información
    • B.Conservar los respaldos e informar la presunta irregularidad a la gerencia adecuada o al dueño✓ Respuesta
    • C.Hacer un asiento de corrección para que la cuenta cuadre y no decir nada hasta el cierre del año
    • D.Destruir los documentos de respaldo para que el asiento cuestionable no se repita

    El tenedor de libros debe al empleador registros exactos, lealtad y confidencialidad. Corregir el asiento por cuenta propia destruye la evidencia y en la práctica encubre un posible robo; comentarlo con terceros vulnera la confidencialidad; y destruir documentos obstruye cualquier investigación. La obligación es preservar la pista de auditoría y escalar el asunto dentro de la organización.

    Ref. QB-MNBNDFFuente: Certified Bookkeeper Code of Ethics: integrity, confidentiality and the duty to report suspected irregularities internallyReportar un problema con esta pregunta

Preguntas de práctica basadas en las áreas temáticas de la certificación Certified Bookkeeper del AIPB, los principios contables de EE. UU. (US GAAP) y la práctica federal de nómina. Las tasas impositivas, los topes salariales, los límites de aportación y las tablas de retención se actualizan cada año, y las reglas de desempleo y de salarios y horas varían según el estado, por lo que aquí ninguna de esas cifras se usa como respuesta: cuando un cálculo la necesita, el enunciado te la da. Confirma las tasas vigentes para tu periodo de nómina y los requisitos de tu estado antes de aplicar cualquier cosa de aquí a libros reales. AIPB y Certified Bookkeeper son marcas del American Institute of Professional Bookkeepers; este sitio no está afiliado ni respaldado por el AIPB. Sobre el examen de Certified Bookkeeper →