Examen de práctica de Notario Público

Guía de estudio: qué hace un notario y las reglas que lo rigen

Empieza por el papel esencial del notario: eres un testigo imparcial del estado y tu trabajo es disuadir el fraude, no dar consejos. Los principales actos notariales que debes conocer son el reconocimiento (acknowledgment), el jurat y el juramento o promesa (oath o affirmation). En un reconocimiento, el firmante comparece ante ti, se identifica y declara que firmó el documento por voluntad propia; la firma incluso pudo hacerse antes. En un jurat, el firmante debe firmar frente a ti y jurar o afirmar que el contenido es verdadero, por eso el jurat siempre incluye un juramento. El juramento es una promesa hablada que invoca a un poder superior, mientras que la promesa (affirmation) es la misma promesa por el propio honor, para quienes prefieren no jurar; ambas tienen el mismo peso legal y la misma pena por perjurio.

Igual de importante es lo que un notario nunca debe hacer, porque los actos prohibidos son donde surgen la mayoría de las sanciones y la responsabilidad. No puedes notarizar para un firmante que no esté físicamente presente, cuya identidad no puedas verificar, o que parezca confundido, coaccionado o reacio. Nunca debes notarizar un documento en blanco o incompleto, poner una fecha anterior o posterior en el certificado, ni notarizar tu propia firma o un documento en el que tengas un interés personal o económico. A menos que también seas abogado con licencia, no puedes dar asesoría legal, elegir qué tipo de notarización necesita alguien ni preparar documentos legales para otros: hacerlo puede ser ejercicio no autorizado de la abogacía. Las infracciones pueden costarte el nombramiento, multas, responsabilidad civil por daños e incluso cargos penales.

Los procedimientos unen todo y se evalúan mucho. Los pasos universales son: exigir la comparecencia personal del firmante; identificarlo con certeza (por lo general con una identificación oficial vigente con foto o un testigo creíble); confirmar que firma de manera voluntaria y consciente; realizar el acto notarial correcto; y luego completar y firmar el certificado notarial y estampar tu sello. Muchos estados también exigen llevar un libro registro (journal), un registro encuadernado y secuencial de cada notarización que anota la fecha, el tipo de acto, el documento, el firmante y el método de identificación. Un buen libro te protege: si alguna vez se cuestiona una notarización en un tribunal, esa anotación suele ser tu mejor prueba de que cumpliste la ley.

Por último, entiende por qué las reglas estatales difieren tanto. El propósito central del notario y los actos básicos son muy consistentes en todo el país, pero cada legislatura estatal fija sus propios detalles: cuánto dura el nombramiento, las tarifas que puedes cobrar por acto, si el sello o el libro registro son obligatorios, si debes contratar una fianza, si se exige un examen o un curso, y si se permite la notarización remota en línea. Por eso, toma estas preguntas como tu base en los principios uniformes y luego estudia el manual oficial de notarios de tu estado para los detalles. Al practicar aquí, lee cada explicación aunque aciertes, y repite cada sección hasta superar de forma constante y holgada el puntaje de aprobación publicado por tu estado, para que el examen real se sienta tranquilo y familiar.