23 Preguntas de Práctica de Archivo y secuenciación con Respuestas

1. 1. Al archivar nombres comerciales tal como están escritos, unidad por unidad, ¿cuál se archiva en TERCER lugar? Bayside Park Barn / Bayside / Bayside Park Barn Grill / Bayside Park

   • A.Bayside
   • B.Bayside Park
   • C.Bayside Park Barn✓ Respuesta
   • D.Bayside Park Barn Grill

   Las unidades se comparan una por una y, cuando todas las unidades comparadas hasta ese punto son idénticas, el segmento con menos unidades se archiva primero: la regla de que «nada va antes que algo». El orden es Bayside / Bayside Park / Bayside Park Barn / Bayside Park Barn Grill, así que el tercero es Bayside Park Barn; la unidad 4 lo separa de Bayside Park Barn Grill, porque no tener cuarta unidad va antes que tener «Grill».

   Ref. QB-7MJ6A2Fuente: ANSI/ARMA 1-1995 Alphabetic Filing Rules — Rule 1 (indexing order of units) / 'nothing before something'Reportar un problema con esta pregunta

2. 2. Los nombres de pila abreviados se indexan como si estuvieran escritos completos. Al archivar alfabéticamente, ¿cuál se archiva en ÚLTIMO lugar? Doyle, Wm. / Doyle, Warren / Doyle, Walter / Doyle, Wanda

   • A.Doyle, Wanda
   • B.Doyle, Warren
   • C.Doyle, Walter
   • D.Doyle, Wm.✓ Respuesta

   La unidad del apellido es idéntica en los cuatro, de modo que decide la unidad 2 (el nombre de pila). «Wm.» es una abreviatura, no una inicial, así que se indexa como William; al comparar la tercera letra se obtiene Wal-, Wan-, War-, Wil-, lo que coloca a William —y por tanto a Doyle, Wm.— en último lugar.

   Ref. QB-Q4RBV2Fuente: ANSI/ARMA 1-1995 Alphabetic Filing Rules — Rule 4 (single letters and abbreviations): abbreviated personal names indexed as spelled outReportar un problema con esta pregunta

3. 3. «St.» se indexa como si estuviera escrito «Saint». ¿Cuál se archiva PRIMERO? Sanders, Ruth / St. Clair, Ruth / Standish, Ruth / Salinas, Ruth

   • A.Salinas, Ruth
   • B.St. Clair, Ruth✓ Respuesta
   • C.Sanders, Ruth
   • D.Standish, Ruth

   St. Clair se indexa como la unidad única SaintClair, así que los apellidos se comparan como SaintClair, Salinas, Sanders, Standish. Decide la tercera letra: i antes que l, y l antes que n; las tres van antes que Standish, cuya segunda letra t sigue a la a. Por eso St. Clair va primero. Leer «St.» literalmente como S-T es la trampa que lo mandaría al final.

   Ref. QB-8MWGF3Fuente: ANSI/ARMA 1-1995 Alphabetic Filing Rules — Rule 4: St./Ste. indexed as Saint/SainteReportar un problema con esta pregunta

4. 4. Un apellido con guion es una sola unidad de indexación y el guion se ignora. ¿Cuál se archiva PRIMERO? Reyburn-Ocampo, Dana / Reyes, Dana / Ocampo, Dana Reyburn / Reyburn, Dana

   • A.Ocampo, Dana Reyburn✓ Respuesta
   • B.Reyburn, Dana
   • C.Reyes, Dana
   • D.Reyburn-Ocampo, Dana

   La unidad decisiva es la unidad 1, el apellido: Ocampo, Reyburn, ReyburnOcampo y Reyes. «Ocampo, Dana Reyburn» tiene Ocampo como unidad clave y la O precede a la R, así que va primero; en cambio, Reyburn-Ocampo se colapsa en la única unidad ReyburnOcampo y cae entre las R, lo que muestra que un apellido con guion y un segundo nombre acaban en lugares totalmente distintos.

   Ref. QB-R44P24Fuente: ANSI/ARMA 1-1995 Alphabetic Filing Rules — Rule 3 (punctuation disregarded; hyphenated name is one unit)Reportar un problema con esta pregunta

5. 5. «Dela Cruz» es un apellido compuesto que por convención se trata como una sola unidad de indexación indivisible. ¿Cuántas unidades de indexación tiene el nombre Dela Cruz, Marisol P.?

   • A.Dos
   • B.Tres✓ Respuesta
   • C.Cinco
   • D.Cuatro

   Los apellidos compuestos como Dela Cruz, Delos Santos y Van Der Meer no se dividen en el espacio: todo el apellido es la unidad 1 (DelaCruz). Marisol es la unidad 2 y la inicial P. es la unidad 3, o sea tres unidades. Dividir el apellido en dos unidades es el error habitual, porque cambia el lugar donde queda archivado el expediente.

   Ref. QB-9M9UM4Fuente: ANSI/ARMA 1-1995 Alphabetic Filing Rules — Rule 6 (prefixes and particles form one unit with the surname)Reportar un problema con esta pregunta

6. 6. Un título se omite cuando acompaña al nombre COMPLETO de una persona, pero se convierte en la primera unidad de indexación cuando acompaña solo a UNA parte del nombre. ¿Cuál se archiva en TERCER lugar? Prince Rupert / Bramwell, Ida / Officer Bramwell / Odegard, Nils

   • A.Bramwell, Ida
   • B.Prince Rupert
   • C.Odegard, Nils
   • D.Officer Bramwell✓ Respuesta

   «Officer Bramwell» y «Prince Rupert» dan solo una parte del nombre, así que el título pasa a ser la unidad 1: Officer / Bramwell y Prince / Rupert. Las primeras unidades quedan como Bramwell, Odegard, Officer, Prince; Odegard gana a Officer en la segunda letra (d antes que f), de modo que Officer Bramwell es el tercero. Archivar «Officer Bramwell» junto a «Bramwell, Ida» es justo el error que esta regla evita.

   Ref. QB-S4FZ75Fuente: ANSI/ARMA 1-1995 Alphabetic Filing Rules — Rule 5 (titles and suffixes)Reportar un problema con esta pregunta

7. 7. Según la convención de que Mr., Mrs., Miss y Ms. se omiten SALVO para desempatar nombres por lo demás idénticos, ¿qué registro se archiva en TERCER lugar? Jarvis, Taylor (Ms.) / Jarvis, Taylor (Mr.) / Jarvis, Taylor (Miss) / Jarvis, Taylor (Mrs.)

   • A.Jarvis, Taylor (Mrs.)✓ Respuesta
   • B.Jarvis, Taylor (Ms.)
   • C.Jarvis, Taylor (Miss)
   • D.Jarvis, Taylor (Mr.)

   Como las unidades de apellido y nombre son idénticas, el título pasa a ser la unidad decisiva y se alfabetiza letra por letra: Miss (M-i) va primero porque la i precede a la r; Mr. va antes que Mrs. porque una unidad más corta precede a esa misma unidad con más letras; y Mrs. va antes que Ms. porque la r precede a la s en la segunda letra. Por eso Mrs. es el tercero.

   Ref. QB-AMM6T5Fuente: ANSI/ARMA 1-1995 Alphabetic Filing Rules — Rule 5 (titles used only to distinguish identical names)Reportar un problema con esta pregunta

8. 8. Los nombres que empiezan con un número en cifras forman un grupo que se archiva ANTES de todos los nombres alfabéticos, ordenados por VALOR numérico ascendente. ¿Cuál se archiva en SEGUNDO lugar? 1240 Vine Storage / Acorn Hardware / 88 Harbor Cleaners / 310 Ridge Bakery

   • A.310 Ridge Bakery✓ Respuesta
   • B.1240 Vine Storage
   • C.Acorn Hardware
   • D.88 Harbor Cleaners

   El grupo numérico se ordena por el valor del número, no por su primer carácter, así que 88 va antes de 310 y 310 antes de 1240; solo después sigue el nombre alfabético Acorn Hardware. Por tanto, el segundo es 310 Ridge Bakery. Ordenar solo por el primer dígito colocaría erróneamente 1240 delante de 310.

   Ref. QB-J4YNZUFuente: ANSI/ARMA 1-1995 Alphabetic Filing Rules — Rule 7 (numbers in business names)Reportar un problema con esta pregunta

9. 9. Dentro del grupo numérico, los números arábigos se archivan antes que los romanos, y todo el grupo numérico va antes que los nombres alfabéticos. ¿Cuál se archiva en SEGUNDO lugar? XII Bridges Cafe / Ashford Tackle / 40 Lakes Marina / IV Winds Lodge

   • A.IV Winds Lodge✓ Respuesta
   • B.XII Bridges Cafe
   • C.Ashford Tackle
   • D.40 Lakes Marina

   El número arábigo 40 va primero; los romanos siguen en orden de valor numérico, IV (4) y luego XII (12); y el nombre alfabético Ashford Tackle va después de todo el grupo numérico. Por eso el segundo es IV Winds Lodge. Tratar IV y XII como letras corrientes los dispersaría entre las I y las X, que es justo lo que esta regla impide.

   Ref. QB-3M5UKVFuente: ANSI/ARMA 1-1995 Alphabetic Filing Rules — Rule 7 (Arabic numerals precede Roman numerals)Reportar un problema con esta pregunta

10. 10. Un número escrito con palabras se archiva como una palabra corriente, en la secuencia alfabética normal. ¿Cuál se archiva en TERCER lugar? Sunward Print Shop / 7 Cedars Garage / Seventh Lake Lodge / Sable Ridge Florist

    • A.Sable Ridge Florist
    • B.Seventh Lake Lodge✓ Respuesta
    • C.Sunward Print Shop
    • D.7 Cedars Garage

    7 Cedars Garage empieza con una cifra, así que va delante de todos los nombres alfabéticos. Los otros tres se comparan por la segunda letra de la unidad 1 —Sable (a), Seventh (e), Sunward (u)—, lo que sitúa a Seventh Lake Lodge en tercer lugar. Obsérvese que «Seventh» queda bajo la S con las demás palabras y nunca se archiva junto al dígito 7.

    Ref. QB-GNKR3UFuente: ANSI/ARMA 1-1995 Alphabetic Filing Rules — Rule 7 (numbers spelled out are filed alphabetically as words)Reportar un problema con esta pregunta

11. 11. Las abreviaturas en nombres comerciales se indexan como si estuvieran escritas completas. ¿Cuál se archiva en SEGUNDO lugar? Munson Cartage / Mt. Alder Grange / Mowbray Fence Company / Morley Tile Works

    • A.Morley Tile Works
    • B.Munson Cartage
    • C.Mowbray Fence Company
    • D.Mt. Alder Grange✓ Respuesta

    «Mt.» se indexa como Mount, así que las primeras unidades se comparan como Morley, Mount, Mowbray, Munson. La segunda letra separa a Munson (u) de los tres nombres M-o, y la tercera los ordena r, u, w, dando Morley, Mt. Alder Grange, Mowbray, Munson; por eso Mt. Alder Grange es el segundo. Archivar «Mt.» literalmente como M-t lo llevaría detrás de Mowbray y daría la respuesta equivocada.

    Ref. QB-Y5EKGTFuente: ANSI/ARMA 1-1995 Alphabetic Filing Rules — Rule 4 (abbreviations indexed as spelled out: Mt.=Mount, Co.=Company)Reportar un problema con esta pregunta

12. 12. Los artículos (a, an, the), las conjunciones (and, &) y las preposiciones (of, for, in, on) se omiten al alfabetizar nombres comerciales. ¿Qué lista está en el orden de archivo correcto?

    • A.Cabot Bakery of Harlow / Cabot & Reyes Tailors / The Ember Room / An Open Book Shop✓ Respuesta
    • B.Cabot & Reyes Tailors / Cabot Bakery of Harlow / The Ember Room / An Open Book Shop
    • C.An Open Book Shop / Cabot & Reyes Tailors / Cabot Bakery of Harlow / The Ember Room
    • D.The Ember Room / Cabot Bakery of Harlow / Cabot & Reyes Tailors / An Open Book Shop

    Al suprimir las palabras menores, los nombres se indexan como Cabot/Bakery/Harlow, Cabot/Reyes/Tailors, Ember/Room y Open/Book/Shop. Los dos nombres Cabot empatan en la unidad 1, así que decide la unidad 2 y Bakery precede a Reyes; después siguen Ember (E) y Open (O). Las listas que empiezan por «An Open Book Shop» o «The Ember Room» cuentan indebidamente el artículo como unidad de archivo.

    Ref. QB-FN8EWSFuente: ANSI/ARMA 1-1995 Alphabetic Filing Rules — Rule 2 (minor words and symbols in business names)Reportar un problema con esta pregunta

13. 13. Según la regla de orden de autoridad para nombres gubernamentales, ¿cómo se indexa una carpeta del U.S. Department of Inland Waterways?

    • A.Inland Waterways Department / United States Government
    • B.Department of Inland Waterways / United States Government
    • C.United States Government / Department of Inland Waterways
    • D.United States Government / Inland Waterways Department✓ Respuesta

    Los expedientes gubernamentales se archivan primero bajo el nombre del órgano de gobierno —aquí «United States Government»— y solo después bajo el nombre distintivo del departamento. La palabra genérica (Department, Bureau, Division, Commission) se traslada al FINAL del segmento, de modo que las palabras distintivas «Inland Waterways» van delante y «Department» al final.

    Ref. QB-X539BSFuente: ANSI/ARMA 1-1995 Alphabetic Filing Rules — Rule 10 (government names: order of authority)Reportar un problema con esta pregunta

14. 14. Aplicando la misma regla de orden de autoridad, ¿cómo se indexa una carpeta del Department of Public Works of the City of Fairmont Hills?

    • A.Fairmont Hills City / Department of Public Works
    • B.Fairmont Hills City / Public Works Department✓ Respuesta
    • C.Department of Public Works / Fairmont Hills City
    • D.Public Works Department / Fairmont Hills City

    La unidad de gobierno —el municipio— se indexa primero, conservando City porque forma parte del nombre oficial, y después va el departamento. Dentro del segmento del departamento, la palabra genérica «Department» pasa al final y se omite la preposición «of», resultando Fairmont Hills City / Public Works Department.

    Ref. QB-JNAEEWFuente: ANSI/ARMA 1-1995 Alphabetic Filing Rules — Rule 10 (state, county and municipal government names)Reportar un problema con esta pregunta

15. 15. Cuatro registros se indexan de forma idéntica como Nolen Grady T., y las cuatro direcciones están en el mismo estado. Aplicando el criterio de desempate por dirección, ¿cuál se archiva PRIMERO? Nolen Grady T., 418 Larkin Ave, Ashby / Nolen Grady T., 7 Aster Ln, Brixton / Nolen Grady T., 92 Bellwood Rd, Ashby / Nolen Grady T., 250 Aster Ln, Ashby

    • A.Nolen Grady T., 7 Aster Ln, Brixton
    • B.Nolen Grady T., 250 Aster Ln, Ashby✓ Respuesta
    • C.Nolen Grady T., 92 Bellwood Rd, Ashby
    • D.Nolen Grady T., 418 Larkin Ave, Ashby

    El desempate por dirección se aplica en un orden fijo: ciudad, luego estado, luego nombre de la calle y por último el número del inmueble. La ciudad va primero, así que los tres registros de Ashby preceden al de Brixton; entre ellos las calles se ordenan Aster, Bellwood, Larkin, de modo que 250 Aster Ln es el primero. El número bajo 7 no ayuda al registro de Brixton, porque el número es el ÚLTIMO criterio, no el primero.

    Ref. QB-2659UVFuente: ANSI/ARMA 1-1995 Alphabetic Filing Rules — Rule 9 (identical names distinguished by address)Reportar un problema con esta pregunta

16. 16. Los expedientes de una empresa se abrieron con el nombre Halvard Tool Works; desde entonces la firma pasó a llamarse Kestrel Industrial. ¿Cuál es el tratamiento de archivo estándar?

    • A.Mantener el expediente bajo Halvard Tool Works y colocar una referencia cruzada SEE en Kestrel Industrial
    • B.Guardar un duplicado completo del expediente bajo cada uno de los dos nombres
    • C.Guardar el expediente bajo Kestrel Industrial y colocar una referencia cruzada SEE en Halvard Tool Works✓ Respuesta
    • D.No hace falta referencia cruzada mientras el cambio de nombre se anote en la pestaña de la carpeta

    Un expediente se guarda en UN solo lugar, y ese lugar es el nombre actual que probablemente use quien lo busque, así que el archivo pasa a Kestrel Industrial. En el nombre anterior, Halvard Tool Works, se deja una referencia cruzada SEE, porque indica el único sitio donde el expediente realmente reside; duplicarlo en ambos lugares crea dos versiones que pueden desincronizarse.

    Ref. QB-HNX39VFuente: ANSI/ARMA alphabetic filing practice — cross-referencing rules for former and alternate namesReportar un problema con esta pregunta

17. 17. En un sistema numérico de dígito terminal, ¿en qué sección primaria se coloca una carpeta numerada 12-34-56?

    • A.Sección 34
    • B.Sección 123456, archivada en orden ascendente directo
    • C.Sección 56✓ Respuesta
    • D.Sección 12

    El archivo por dígito terminal ordena primero por el ÚLTIMO grupo de dígitos, luego por el grupo central y por último por el primero, así que 12-34-56 va en la sección 56, en la posición 34 dentro de ella y 12 dentro de esa. Invertir el orden de lectura hace que los números nuevos se repartan de forma uniforme por todas las secciones, en lugar de acumularse al final del archivo como ocurre en el numérico consecutivo directo.

    Ref. QB-Z5SWNUFuente: Records management standard practice — terminal-digit numeric filing (contrasted with straight/consecutive numeric)Reportar un problema con esta pregunta

18. 18. El archivo numérico se denomina sistema de acceso INDIRECTO porque una carpeta no puede localizarse solo con el nombre. ¿Qué par de instrumentos de búsqueda lo hace funcionar?

    • A.Un archivo recordatorio (tickler) y un calendario de retención
    • B.Una guía OUT y una solicitud de préstamo
    • C.Un registro de asignación (accession log) y un índice relativo (relative index)✓ Respuesta
    • D.Un registro de transferencia y un inventario de archivo

    El registro de asignación es el libro oficial del siguiente número disponible y de a qué se asignó cada número, y el índice relativo es la lista alfabética que vincula cada nombre con su número. Hay que consultar el índice para convertir un nombre en número antes de llegar a la carpeta, y ese paso adicional es justamente lo que hace que el sistema sea de acceso indirecto. Las guías OUT, los archivos recordatorios y los calendarios de retención son herramientas de préstamo y disposición, no de localización nombre-número.

    Ref. QB-CN6EDPFuente: Records management standard practice — numeric filing requires an accession log plus a relative indexReportar un problema con esta pregunta

19. 19. La correspondencia de una oficina casi siempre se solicita por tema —«las solicitudes de subvención», «los arrendamientos de equipo»— y no por el nombre de una persona o empresa. ¿Qué método de archivo corresponde y qué requiere?

    • A.Archivo cronológico, que exige un índice relativo
    • B.Archivo numérico directo, que no exige ningún índice
    • C.Archivo por asunto, que exige un índice maestro actualizado de temas aprobados✓ Respuesta
    • D.Archivo geográfico, que exige un registro de asignación

    El archivo por asunto se elige precisamente cuando el material se solicita por su contenido y no por un nombre, y se ordena alfabéticamente por encabezado temático. Solo sigue siendo utilizable si se mantiene un índice maestro de encabezados aprobados, porque sin él el personal inventa encabezados distintos para el mismo material y los expedientes se vuelven inhallables. El archivo geográfico sirve para trabajo por ubicación y el cronológico para seguimientos por fecha; el numérico directo sí necesita índice, de modo que esa opción es doblemente incorrecta.

    Ref. QB-U5Z8TNFuente: Records management standard practice — selection of subject filing and its master index requirementReportar un problema con esta pregunta

20. 20. Estos códigos ya están en orden de archivo: TRB-4180 / TRC-2075 / TRD-3390 / TRF-1128. Primero se compara el bloque de letras, de izquierda a derecha, y el número solo sirve para desempatar. ¿Dónde va TRD-4402?

    • A.Entre TRC-2075 y TRD-3390
    • B.Entre TRD-3390 y TRF-1128✓ Respuesta
    • C.Entre TRB-4180 y TRC-2075
    • D.Antes de TRB-4180

    Mandan las letras, así que TRD-4402 debe ocupar la posición TRD: después de todo código TRC y antes de TRF. Luego empata en letras con TRD-3390 y el número desempata: 3390 es menor que 4402, de modo que el código nuevo va detrás de TRD-3390 y delante de TRF-1128. Obsérvese que los números existentes no están en orden ascendente a propósito, lo que atrapa a quien ordena primero por las cifras.

    Ref. QB-KQKWKXFuente: USPS/OPM Clerical Battery Exam 710, Sequencing part — alphanumeric codes ordered by letter block firstReportar un problema con esta pregunta

21. 21. Estos números de expediente están en orden ascendente: 04318207 / 04318216 / 04318260 / 04318309. ¿Dónde va 04318219?

    • A.Entre 04318216 y 04318260✓ Respuesta
    • B.Antes de 04318207
    • C.Entre 04318207 y 04318216
    • D.Entre 04318260 y 04318309

    Los cinco números comparten el bloque inicial 04318, así que la secuencia la deciden únicamente los tres últimos dígitos: 207, 216, 219, 260, 309. Como 219 cae entre 216 y 260, el número nuevo se inserta entre 04318216 y 04318260. Las series numéricas de ancho fijo como esta castigan leer solo los primeros dígitos, que son idénticos y no aportan información.

    Ref. QB-48S37YFuente: USPS/OPM Clerical Battery Exam 710, Sequencing part — numeric insertion in fixed-width seriesReportar un problema con esta pregunta

22. 22. Este registro de llamadas debería estar en orden cronológico y exactamente una entrada está fuera de lugar. ¿Cuál rompe la secuencia? 8:45 a.m. / 9:05 a.m. / 10:15 a.m. / 10:40 a.m. / 9:50 a.m. / 11:30 a.m.

    • A.9:05 a.m.
    • B.11:30 a.m.
    • C.10:15 a.m.
    • D.9:50 a.m.✓ Respuesta

    El archivo cronológico compara primero la hora y luego los minutos, así que un registro correcto asciende de forma constante: 8:45, 9:05, 9:50, 10:15, 10:40, 11:30. Solo 9:50 a.m. está mal colocada: al quitarla quedan 8:45, 9:05, 10:15, 10:40, 11:30 en orden perfecto, mientras que quitar 10:15 o 10:40 deja igualmente 9:50 después de una hora posterior. Esa prueba de eliminación única es la forma fiable de identificar el elemento desplazado.

    Ref. QB-JQ8KEWFuente: Chronological filing / sequence-break items — clerical sequencing conventions (hour then minute comparison)Reportar un problema con esta pregunta

23. 23. ¿Qué sigue en esta serie? B2, D4, G7, K11, ...

    • A.N16
    • B.O16
    • C.P15
    • D.P16✓ Respuesta

    Las letras avanzan con un paso creciente: de B a D es +2, de D a G es +3, de G a K es +4, así que el siguiente paso es +5 y lleva de K a P. Los números crecen igual (2, 4, 7, 11 con pasos de +2, +3, +4), de modo que el siguiente es 11 + 5 = 16. Ambas mitades concuerdan, ya que cada número es la posición alfabética de su letra (B=2, D=4, G=7, K=11, P=16), lo que confirma P16.

    Ref. QB-38ERZWFuente: Clerical aptitude series-completion items — letter-number series with constant second-difference progressionReportar un problema con esta pregunta

Preguntas de práctica basadas en los dominios comunes de los exámenes de aptitud administrativa del servicio civil (gramática/ortografía, matemáticas, archivo, precisión administrativa). No está afiliado ni respaldado por ninguna comisión de servicio civil ni proveedor de exámenes. Las jurisdicciones usan exámenes distintos: consulta tu convocatoria para su formato específico. USAJOBS →