23 道归档与排序练习题及答案

1. 1. 按原样逐单元归档商号名称,以下哪个排在第三位? Bayside Park Barn / Bayside / Bayside Park Barn Grill / Bayside Park

   • A.Bayside
   • B.Bayside Park
   • C.Bayside Park Barn✓ 答案
   • D.Bayside Park Barn Grill

   归档时逐个单元比较,当目前比较过的所有单元都相同时,单元较少的名称先归档,即“无先于有”规则。顺序为 Bayside / Bayside Park / Bayside Park Barn / Bayside Park Barn Grill,所以第三个是 Bayside Park Barn;决定它与 Bayside Park Barn Grill 先后的是第四单元——没有第四单元排在有 'Grill' 之前。

   编号 QB-7MJ6A2依据： ANSI/ARMA 1-1995 Alphabetic Filing Rules — Rule 1 (indexing order of units) / 'nothing before something'报告此题的问题

2. 2. 缩写的名字应按其完整拼写进行索引。按字母顺序归档,以下哪个名字排在最后? Doyle, Wm. / Doyle, Warren / Doyle, Walter / Doyle, Wanda

   • A.Doyle, Wanda
   • B.Doyle, Warren
   • C.Doyle, Walter
   • D.Doyle, Wm.✓ 答案

   四者的姓氏单元完全相同,因此由第二单元(名字)决定。'Wm.' 是缩写而非首字母,应按 William 索引;比较名字的第三个字母得到 Wal-、Wan-、War-、Wil-,因此 William(即 Doyle, Wm.)排在最后。

   编号 QB-Q4RBV2依据： ANSI/ARMA 1-1995 Alphabetic Filing Rules — Rule 4 (single letters and abbreviations): abbreviated personal names indexed as spelled out报告此题的问题

3. 3. 'St.' 应按 'Saint' 的完整拼写索引。以下哪个名字排在最前? Sanders, Ruth / St. Clair, Ruth / Standish, Ruth / Salinas, Ruth

   • A.Salinas, Ruth
   • B.St. Clair, Ruth✓ 答案
   • C.Sanders, Ruth
   • D.Standish, Ruth

   St. Clair 索引为单一单元 SaintClair,因此四个姓氏比较为 SaintClair、Salinas、Sanders、Standish。由第三个字母决定:i 在 l 之前,l 在 n 之前;而这三者都在 Standish 之前(其第二个字母 t 在 a 之后)。所以 St. Clair 排最前。把 'St.' 直接按 S-T 处理正是会把它错排到最后的陷阱。

   编号 QB-8MWGF3依据： ANSI/ARMA 1-1995 Alphabetic Filing Rules — Rule 4: St./Ste. indexed as Saint/Sainte报告此题的问题

4. 4. 带连字符的姓氏算作一个索引单元,连字符忽略不计。以下哪个名字排在最前? Reyburn-Ocampo, Dana / Reyes, Dana / Ocampo, Dana Reyburn / Reyburn, Dana

   • A.Ocampo, Dana Reyburn✓ 答案
   • B.Reyburn, Dana
   • C.Reyes, Dana
   • D.Reyburn-Ocampo, Dana

   决定顺序的是第一单元即姓氏:Ocampo、Reyburn、ReyburnOcampo、Reyes。'Ocampo, Dana Reyburn' 的关键单元是 Ocampo,而 O 在 R 之前,所以排最前;带连字符的 Reyburn-Ocampo 合并为单一单元 ReyburnOcampo,归入 R 部,可见连字符姓氏与作为中间名的第二个词会落到完全不同的位置。

   编号 QB-R44P24依据： ANSI/ARMA 1-1995 Alphabetic Filing Rules — Rule 3 (punctuation disregarded; hyphenated name is one unit)报告此题的问题

5. 5. 'Dela Cruz' 是复合姓氏,按惯例视为不可拆分的单一索引单元。姓名 Dela Cruz, Marisol P. 共有几个索引单元?

   • A.两个
   • B.三个✓ 答案
   • C.五个
   • D.四个

   像 Dela Cruz、Delos Santos、Van Der Meer 这类复合姓氏不在空格处拆分,整个姓氏为第一单元(DelaCruz)。Marisol 为第二单元,中间名首字母 P. 为第三单元,共三个单元。把姓氏拆成两个单元是常见错误,因为这会改变记录的归档位置。

   编号 QB-9M9UM4依据： ANSI/ARMA 1-1995 Alphabetic Filing Rules — Rule 6 (prefixes and particles form one unit with the surname)报告此题的问题

6. 6. 当头衔与某人的完整姓名一同出现时忽略不计,但当头衔只与姓名的一部分一同出现时,该头衔即为第一索引单元。以下哪个排在第三位? Prince Rupert / Bramwell, Ida / Officer Bramwell / Odegard, Nils

   • A.Bramwell, Ida
   • B.Prince Rupert
   • C.Odegard, Nils
   • D.Officer Bramwell✓ 答案

   'Officer Bramwell' 和 'Prince Rupert' 都只给出了姓名的一部分,因此头衔成为第一单元:Officer / Bramwell 与 Prince / Rupert。四者的第一单元为 Bramwell、Odegard、Officer、Prince;Odegard 在第二个字母上胜过 Officer(d 在 f 之前),故 Officer Bramwell 排第三。把 'Officer Bramwell' 排在 'Bramwell, Ida' 旁边正是此规则要避免的错误。

   编号 QB-S4FZ75依据： ANSI/ARMA 1-1995 Alphabetic Filing Rules — Rule 5 (titles and suffixes)报告此题的问题

7. 7. 按照 Mr.、Mrs.、Miss、Ms. 一律忽略、仅在姓名完全相同时用于区分的惯例,以下哪份记录排在第三位? Jarvis, Taylor (Ms.) / Jarvis, Taylor (Mr.) / Jarvis, Taylor (Miss) / Jarvis, Taylor (Mrs.)

   • A.Jarvis, Taylor (Mrs.)✓ 答案
   • B.Jarvis, Taylor (Ms.)
   • C.Jarvis, Taylor (Miss)
   • D.Jarvis, Taylor (Mr.)

   由于姓氏和名字单元完全相同,头衔成为决定单元,并逐字母排序:Miss(M-i)排最前,因为 i 在 r 之前;Mr. 在 Mrs. 之前,因为较短单元排在相同单元加更多字母之前;Mrs. 在 Ms. 之前,因为第二个字母 r 在 s 之前。因此 Mrs. 排第三。

   编号 QB-AMM6T5依据： ANSI/ARMA 1-1995 Alphabetic Filing Rules — Rule 5 (titles used only to distinguish identical names)报告此题的问题

8. 8. 以阿拉伯数字开头的名称自成一组,排在所有字母名称之前,并按数值从小到大排列。以下哪个排在第二位? 1240 Vine Storage / Acorn Hardware / 88 Harbor Cleaners / 310 Ridge Bakery

   • A.310 Ridge Bakery✓ 答案
   • B.1240 Vine Storage
   • C.Acorn Hardware
   • D.88 Harbor Cleaners

   数字组按数值大小排序,而不是按首位字符,所以 88 在 310 之前,310 在 1240 之前,之后才是字母名称 Acorn Hardware。因此第二位是 310 Ridge Bakery。只看首位数字排序会错误地把 1240 排在 310 之前。

   编号 QB-J4YNZU依据： ANSI/ARMA 1-1995 Alphabetic Filing Rules — Rule 7 (numbers in business names)报告此题的问题

9. 9. 在数字组内部,阿拉伯数字排在罗马数字之前,而整个数字组排在字母名称之前。以下哪个排在第二位? XII Bridges Cafe / Ashford Tackle / 40 Lakes Marina / IV Winds Lodge

   • A.IV Winds Lodge✓ 答案
   • B.XII Bridges Cafe
   • C.Ashford Tackle
   • D.40 Lakes Marina

   阿拉伯数字 40 排最前;罗马数字随后按数值排序,先 IV(4)再 XII(12);字母名称 Ashford Tackle 排在整个数字组之后。因此第二位是 IV Winds Lodge。把 IV 和 XII 当作普通字母会把它们分散到 I 部和 X 部,而本规则正是要排除这种做法。

   编号 QB-3M5UKV依据： ANSI/ARMA 1-1995 Alphabetic Filing Rules — Rule 7 (Arabic numerals precede Roman numerals)报告此题的问题

10. 10. 用单词拼写出来的数字按普通单词归档,处于正常的字母序列中。以下哪个排在第三位? Sunward Print Shop / 7 Cedars Garage / Seventh Lake Lodge / Sable Ridge Florist

    • A.Sable Ridge Florist
    • B.Seventh Lake Lodge✓ 答案
    • C.Sunward Print Shop
    • D.7 Cedars Garage

    7 Cedars Garage 以数字开头,因此排在所有字母名称之前。其余三者比较第一单元的第二个字母:Sable(a)、Seventh(e)、Sunward(u),所以 Seventh Lake Lodge 排第三。注意 'Seventh' 与其他单词一起归入 S 部,绝不会与数字 7 排在一起。

    编号 QB-GNKR3U依据： ANSI/ARMA 1-1995 Alphabetic Filing Rules — Rule 7 (numbers spelled out are filed alphabetically as words)报告此题的问题

11. 11. 商号名称中的缩写按其完整拼写索引。以下哪个排在第二位? Munson Cartage / Mt. Alder Grange / Mowbray Fence Company / Morley Tile Works

    • A.Morley Tile Works
    • B.Munson Cartage
    • C.Mowbray Fence Company
    • D.Mt. Alder Grange✓ 答案

    'Mt.' 按 Mount 索引,因此第一单元比较为 Morley、Mount、Mowbray、Munson。第二个字母把 Munson(u)与三个 M-o 名称分开,第三个字母再排出 r、u、w 的顺序,得到 Morley、Mt. Alder Grange、Mowbray、Munson,所以 Mt. Alder Grange 排第二。若把 'Mt.' 直接按 M-t 处理,就会把它排到 Mowbray 之后而得出错误答案。

    编号 QB-Y5EKGT依据： ANSI/ARMA 1-1995 Alphabetic Filing Rules — Rule 4 (abbreviations indexed as spelled out: Mt.=Mount, Co.=Company)报告此题的问题

12. 12. 在对商号名称排序时,冠词(a、an、the)、连词(and、&)和介词(of、for、in、on)忽略不计。以下哪个列表的归档顺序正确?

    • A.Cabot Bakery of Harlow / Cabot & Reyes Tailors / The Ember Room / An Open Book Shop✓ 答案
    • B.Cabot & Reyes Tailors / Cabot Bakery of Harlow / The Ember Room / An Open Book Shop
    • C.An Open Book Shop / Cabot & Reyes Tailors / Cabot Bakery of Harlow / The Ember Room
    • D.The Ember Room / Cabot Bakery of Harlow / Cabot & Reyes Tailors / An Open Book Shop

    去掉次要词后,各名称索引为 Cabot/Bakery/Harlow、Cabot/Reyes/Tailors、Ember/Room、Open/Book/Shop。两个 Cabot 名称的第一单元相同,由第二单元决定,Bakery 在 Reyes 之前;随后是 Ember(E)和 Open(O)。以 'An Open Book Shop' 或 'The Ember Room' 开头的列表错误地把冠词当成了归档单元。

    编号 QB-FN8EWS依据： ANSI/ARMA 1-1995 Alphabetic Filing Rules — Rule 2 (minor words and symbols in business names)报告此题的问题

13. 13. 按照政府机构名称的“管辖层级优先”规则,美国内陆水道部(U.S. Department of Inland Waterways)的文件夹应如何索引?

    • A.Inland Waterways Department / United States Government
    • B.Department of Inland Waterways / United States Government
    • C.United States Government / Department of Inland Waterways
    • D.United States Government / Inland Waterways Department✓ 答案

    政府记录首先归入管辖机构的名称,此处为 'United States Government',然后才是该部门的特称。通用词(Department、Bureau、Division、Commission)要移到该段落的末尾,因此特称 'Inland Waterways' 在前,'Department' 在最后。

    编号 QB-X539BS依据： ANSI/ARMA 1-1995 Alphabetic Filing Rules — Rule 10 (government names: order of authority)报告此题的问题

14. 14. 运用同样的“管辖层级优先”规则,Fairmont Hills 市公共工程部(Department of Public Works of the City of Fairmont Hills)的文件夹应如何索引?

    • A.Fairmont Hills City / Department of Public Works
    • B.Fairmont Hills City / Public Works Department✓ 答案
    • C.Department of Public Works / Fairmont Hills City
    • D.Public Works Department / Fairmont Hills City

    管辖单位(即该市)先索引,'City' 因属官方名称的一部分而保留,随后才是部门。在部门段落中,通用词 'Department' 移到末尾,介词 'of' 略去,得到 Fairmont Hills City / Public Works Department。

    编号 QB-JNAEEW依据： ANSI/ARMA 1-1995 Alphabetic Filing Rules — Rule 10 (state, county and municipal government names)报告此题的问题

15. 15. 四份记录的索引完全相同,均为 Nolen Grady T.,且四个地址位于同一州。运用标准的地址区分规则,哪份记录排在最前? Nolen Grady T., 418 Larkin Ave, Ashby / Nolen Grady T., 7 Aster Ln, Brixton / Nolen Grady T., 92 Bellwood Rd, Ashby / Nolen Grady T., 250 Aster Ln, Ashby

    • A.Nolen Grady T., 7 Aster Ln, Brixton
    • B.Nolen Grady T., 250 Aster Ln, Ashby✓ 答案
    • C.Nolen Grady T., 92 Bellwood Rd, Ashby
    • D.Nolen Grady T., 418 Larkin Ave, Ashby

    地址区分规则按固定顺序应用:先城市,再州,再街道名称,最后是门牌号。城市优先,因此三份 Ashby 记录都排在 Brixton 之前;在这三份之中街道名称排序为 Aster、Bellwood、Larkin,故 250 Aster Ln 排最前。较小的门牌号 7 帮不了 Brixton 那份记录,因为门牌号是最后一项标准,而非第一项。

    编号 QB-2659UV依据： ANSI/ARMA 1-1995 Alphabetic Filing Rules — Rule 9 (identical names distinguished by address)报告此题的问题

16. 16. 某公司的记录最初以 Halvard Tool Works 的名称建立,该公司此后更名为 Kestrel Industrial。标准的归档处理方式是什么?

    • A.把记录保留在 Halvard Tool Works 名下,并在 Kestrel Industrial 处放置 SEE 参照
    • B.在两个名称下各存放一份完整的记录副本
    • C.把记录存放在 Kestrel Industrial 名下,并在 Halvard Tool Works 处放置 SEE 参照✓ 答案
    • D.只要在文件夹标签上注明更名情况,就不需要参照

    一份记录只存放在一个位置,而该位置应是查询者最可能使用的当前名称,因此文件移至 Kestrel Industrial。在原名称 Halvard Tool Works 处留下 SEE 参照,因为它指向记录实际存放的唯一位置;在两处各存一份副本会产生两个可能不一致的版本。

    编号 QB-HNX39V依据： ANSI/ARMA alphabetic filing practice — cross-referencing rules for former and alternate names报告此题的问题

17. 17. 在末位数字归档系统中,编号为 12-34-56 的文件夹应放入哪个主分区?

    • A.第 34 分区
    • B.第 123456 分区,按顺序号升序归档
    • C.第 56 分区✓ 答案
    • D.第 12 分区

    末位数字归档先按最后一组数字排序,再按中间组,最后按第一组,因此 12-34-56 属于第 56 分区,在其中位于 34 号位置,再在其中排 12。之所以颠倒读取顺序,是为了让新号码均匀分布到各个分区,而不像顺序号归档那样全部堆积在文件末端。

    编号 QB-Z5SWNU依据： Records management standard practice — terminal-digit numeric filing (contrasted with straight/consecutive numeric)报告此题的问题

18. 18. 数字归档被称为“间接访问”系统,因为仅凭名称无法找到文件夹。以下哪一对检索工具使该系统得以运作?

    • A.提醒档(tickler file)和保存期限表(retention schedule)
    • B.出借导卡(OUT guide)和调档单(requisition slip)
    • C.登号簿(accession log)和相对索引(relative index)✓ 答案
    • D.移交登记簿和档案清单

    登号簿是记录下一个可用号码及各号码分配对象的正式登记册,相对索引则是把每个名称与其号码对应起来的字母顺序清单。必须先查索引把名称转换成号码,才能找到文件夹,这一额外的查询步骤正是该系统属于间接访问的原因。出借导卡、提醒档和保存期限表属于借阅与处置工具,而非名称到号码的检索工具。

    编号 QB-CN6EDP依据： Records management standard practice — numeric filing requires an accession log plus a relative index报告此题的问题

19. 19. 某办公室的信函几乎总是按主题被调阅——如“拨款申请”“设备租约”——而不是按个人或公司名称调阅。应采用哪种归档方法,该方法需要什么配套工具?

    • A.按时间顺序归档,需要一份相对索引
    • B.顺序号归档,完全不需要索引
    • C.主题归档,需要一份持续维护的、经批准主题的总索引✓ 答案
    • D.地域归档,需要一份登号簿

    主题归档正是用于资料按内容而非按名称调阅的情形,按主题标题的字母顺序排列。只有持续维护一份经批准主题标题的总索引,它才能保持可用;否则工作人员会为同一类资料自行创造互相冲突的标题,导致记录无法查找。地域归档适用于以地点为基础的业务,按时间顺序归档适用于以日期驱动的跟办;而顺序号归档确实需要索引,因此该选项双重错误。

    编号 QB-U5Z8TN依据： Records management standard practice — selection of subject filing and its master index requirement报告此题的问题

20. 20. 以下代码已按归档顺序排列:TRB-4180 / TRC-2075 / TRD-3390 / TRF-1128。先从左到右比较字母部分,数字仅用于打破平局。TRD-4402 应插在何处?

    • A.排在 TRC-2075 与 TRD-3390 之间
    • B.排在 TRD-3390 与 TRF-1128 之间✓ 答案
    • C.排在 TRB-4180 与 TRC-2075 之间
    • D.排在 TRB-4180 之前

    字母部分优先,因此 TRD-4402 必须位于 TRD 的位置——在所有 TRC 代码之后、TRF 之前。它与 TRD-3390 在字母上相同,由数字打破平局:3390 小于 4402,所以新代码排在 TRD-3390 之后、TRF-1128 之前。注意原有的数字故意不是升序排列,这会坑住先按数字排序的人。

    编号 QB-KQKWKX依据： USPS/OPM Clerical Battery Exam 710, Sequencing part — alphanumeric codes ordered by letter block first报告此题的问题

21. 21. 以下案卷编号按升序排列:04318207 / 04318216 / 04318260 / 04318309。04318219 应插在何处?

    • A.排在 04318216 与 04318260 之间✓ 答案
    • B.排在 04318207 之前
    • C.排在 04318207 与 04318216 之间
    • D.排在 04318260 与 04318309 之间

    五个号码的前导部分 04318 完全相同,因此顺序完全由最后三位决定:207、216、219、260、309。由于 219 介于 216 和 260 之间,新号码插在 04318216 与 04318260 之间。这类等宽数字序列专门惩罚只看前几位的做法,因为前几位完全相同、不含任何信息。

    编号 QB-48S37Y依据： USPS/OPM Clerical Battery Exam 710, Sequencing part — numeric insertion in fixed-width series报告此题的问题

22. 22. 这份来电记录本应按时间先后排列,其中恰有一条位置错误。哪一条打破了顺序? 8:45 a.m. / 9:05 a.m. / 10:15 a.m. / 10:40 a.m. / 9:50 a.m. / 11:30 a.m.

    • A.9:05 a.m.
    • B.11:30 a.m.
    • C.10:15 a.m.
    • D.9:50 a.m.✓ 答案

    按时间顺序归档先比较小时、再比较分钟,因此正确的记录应稳定递增:8:45、9:05、9:50、10:15、10:40、11:30。只有 9:50 a.m. 放错了位置——把它移除后余下 8:45、9:05、10:15、10:40、11:30 完全有序;而移除 10:15 或 10:40 后,9:50 仍排在一个更晚的时间之后。这种“逐一移除”检验法是判断错位项目的可靠方法。

    编号 QB-JQ8KEW依据： Chronological filing / sequence-break items — clerical sequencing conventions (hour then minute comparison)报告此题的问题

23. 23. 下列序列的下一项是什么? B2, D4, G7, K11, ...

    • A.N16
    • B.O16
    • C.P15
    • D.P16✓ 答案

    字母按递增的步长前进:B 到 D 为 +2,D 到 G 为 +3,G 到 K 为 +4,因此下一步为 +5,由 K 到 P。数字以同样方式增长(2、4、7、11,步长 +2、+3、+4),所以下一个数字是 11 + 5 = 16。两部分互相印证,因为每个数字正是其字母在字母表中的位置(B=2、D=4、G=7、K=11、P=16),从而确认答案为 P16。

    编号 QB-38ERZW依据： Clerical aptitude series-completion items — letter-number series with constant second-difference progression报告此题的问题

练习题依据公务员文书能力考试的常见领域（语法/拼写、数学、归档、文书准确性）编写。与任何公务员委员会或考试供应商均无关联，也未获其认可。各地区使用的考试各不相同——请查阅你所报考的公告了解其具体形式。 USAJOBS →